Home Kỹ năng Powerpoint Một số mẹo và thủ thuật sử dụng PowerPoint chuyên nghiệp

Một số mẹo và thủ thuật sử dụng PowerPoint chuyên nghiệp

Có thể nói, PowerPoint là một phần mềm được sử dụng phổ biến và rộng rãi nhất trong các bài thuyết trình ngày nay. Với tính năng vô cùng linh hoạt, PowerPoint cho phép người dùng tận dụng các slide để chuyển đổi dữ liệu thành câu chuyện của chính họ như: câu chuyện về tài chính, quỹ đạo tăng trưởng của ngành, hoặc quy trình tái cấu trúc kinh doanh.

Tuy nhiên, sự linh hoạt này đồng thời lại trở thành con dao hai lưỡi đối với những người mới dùng. Chính vì thế, bài viết này ra đời với mong muốn cung cấp một số mẹo và thủ thuật để sử dụng bộ công cụ này một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn. Các chức năng và lệnh đề cập dưới đây được sử dụng trong phiên bản Microsoft Office PowerPoint mới nhất.

Khái niệm cơ bản về cách thiết kế bản trình bày PowerPoint hiệu quả

Mặc dù bài viết này được thiết kế phù hợp với người dùng PowerPoint chuyên nghiệp hơn, nhưng nó cũng rất hữu ích với người mới dùng để biết được một số điều cơ bản nên hay không nên làm khi muốn thiết kế một bài thuyết trình hiệu quả, và sau đó là các tính năng nâng cao hơn của bộ công cụ này.

Quy tắc 1 – Thiết kế slide đơn giản nhất có thể

Giống như các quy tắc quan trọng khác của PowerPoint, càng đơn giản càng đẹp là lời khuyên tốt nhất để chúng ta có các bài thuyết trình hay. Điều đó có nghĩa, bạn cần tránh sắp xếp một cách lộn xộn; nên lược bỏ các chi tiết rườm rà, các slide phức tạp với clipart chuyển động gây mất tập trung; và nên nhớ luôn tập trung vào việc cung cấp thông điệp rõ ràng và cô đọng nhất có thể.

Quy tắc 2 – Mỗi slide chỉ cần 1 điểm nhấn

Chúng ta nên chọn lọc nội dung thông tin trong mỗi slide cô đọng nhất có thể. Điều đó sẽ thu hút sự chú ý của người nghe dễ dàng và giúp họ tiếp nhận thông tin một cách rõ ràng hơn. Để làm được điều này, bạn chỉ sử dụng một điểm nhấn chính trên mỗi slide trình bày.

Quy tắc 3 – Sử dụng đồ họa đơn giản, chất lượng cao thay thế từ ngữ

Đây được coi là phụ lục cho Quy tắc 1. Việc xuất hiện quá nhiều từ trên một trang dễ gây nên sự nhàm chán, mất tập trung và mệt mỏi cho người xem. Chính vì thế, nhiều người có xu hướng sử dụng GIF, đồ thị, biểu đồ và các cách minh họa thông tin liên quan để thu hút thêm sự chú ý và giúp cho bài thuyết trình thêm phần thú vị.

Quy tắc 4 – Định dạng đơn giản và gọn gàng

Hãy sắp xếp cẩn thận thứ tự các gạch đầu dòng, thiết lập chủ đề màu sắc nhất quán, phông chữ mềm mại và kích thước chữ dễ đọc. Tất cả sẽ tạo ra một ấn tượng tuyệt vời và chuyên nghiệp mỗi khi bạn thuyết trình. Một gợi ý hiệu quả cho người dùng PowerPoint đó là hãy chọn phông chữ – Calibri, màu chính – màu xám kim loại (metallic grey) và được nhấn bởi màu màu thứ cấp – xanh da trời.

Tùy chỉnh Thanh công cụ Quick Access Toolbar

Bước đầu tiên để trở thành một chuyên gia PowerPoint là xây dựng Thanh công cụ Quick Access Toolbar của riêng bạn. Nó là một thanh công cụ tùy biến nằm phía trên thanh Ribbon, nơi bạn có thể thêm bất kỳ lệnh yêu thích nào thường xuyên sử dụng nhất. Hãy bỏ ra 5 phút để thiết lập lại và bạn sẽ không bao giờ thấy hối hận vì điều này.

Để tùy chỉnh thanh công cụ Quick Access Toolbar, chỉ cần nhấp vào mũi tên hướng xuống màu trắng phía trên Ribbon. Sau đó nhấp vào Nhiều lệnh khác – More Commands” → Chọn Tất cả các lệnh – All Commands → Chọn và thêm các lệnh yêu thích. Nếu muốn xóa bất kỳ lệnh nào, chỉ cần chọn lệnh và nhấn vào Xóa – Remove. Một số gợi ý lựa chọn các lệnh phù hợp trong Thanh công cụ Quick Access Toolbar

  • Align: Công cụ căn chỉnh này sẽ cho phép thay đổi các hình dạng và hướng khác nhau cho đối tượng như ở giữa, phải, trái, trên và dưới. Vị trí của các đối tượng đều tương đối với nhau. Nếu muốn sử dụng công cụ này bên ngoài Quick Access Toolbar: Đánh dấu các đối tượng → Format tab ở thanh Ribbon → Nhấp vào Căn chỉnh – “Align” → Chọn hướng căn chỉnh ưa thích → Các đối tượng sẽ được căn chỉnh.

  • Distribute: Nếu có nhiều đối tượng hoặc hình dạng mà bạn muốn tạo sự tương đồng với nhau, công cụ này sẽ là lựa chọn tốt nhất cho bạn. Trước tiên hãy căn chỉnh các đối tượng, sau đó highlight các đối tượng và chọn distribute theo chiều ngang, hoặc phân phối theo chiều dọc.

Nếu muốn sử dụng công cụ này bên ngoài Quick Access Toolbar: Đánh dấu các đối tượng → Format Tab ở thanh Ribbon → Nhấp vào Căn chỉnh – “Align” → Chọn “Distribute Horizontally” hoặc “Distribute Vertically” → Các đối tượng sẽ được phân bổ lại.

  • Format painter: cho phép sao chép định dạng từ một đối tượng và áp dụng tương tự cho đối tượng khác. Nó có chức năng chủ yếu là sao chép và dán, nhưng là để định dạng, không ảnh hưởng đến nội dung văn bản.

    • Một lần click vào Format painter: Áp dụng định dạng từ đối tượng ban đầu cho đối tượng tiếp theo bạn chọn/nhấp vào.
    • Hai lần click vào Format painter: Chỉ áp dụng trong trong format painter. Sau khi nhấp đúp, bất kỳ đối tượng nào bạn chọn sẽ chuyển đổi sang định dạng của đối tượng đầu tiên. Để mở khóa format painter, nhấp vào bất kỳ khoảng trắng nào trên slide (không phải đối tượng).

Nếu muốn sử dụng công cụ này bên ngoài Quick Access Toolbar: Chọn đối tượng muốn copy → Nhấp vào Format Painter một hoặc hai lần trong tab “Home” ở thanh Ribbon → Nhấp vào đối tượng muốn thay đổi → Thay đổi định dạng sẽ được áp dụng.

  • Rotate: cho phép xoay các đối tượng theo các hướng 90 độ hoặc 180 độ. Bạn có thể xoay box văn bản, hình dạng, WordArt hoặc hình ảnh bao gồm các góc quay sang phải 90 độ, sang trái 90 độ, theo chiều dọc và chiều ngang.

Nếu muốn sử dụng công cụ này bên ngoài Quick Access Toolbar: Đánh dấu đối tượng → Format tab ở thanh Ribbon → Nhấp vào Rotate → Chọn tùy chọn xoay ưa thích → Các đối tượng sẽ được xoay.

Ghi nhớ các phím tắt của PowerPoint

PowerPoint không yêu cầu người dùng ghi nhớ nhiều phím nóng như Excel, nhưng có một số bạn cần lưu ý rằng bạn có thể:

  • Dễ dàng thay đổi thứ tự và mức độ thụt lề của văn bản dấu đầu dòng trong box văn bản:

    • Thay đổi thứ tự văn bản của dấu đầu dòng trong hộp văn bản: ALT + Shift + Phím mũi tên lên / xuống
    • Thay đổi mức độ thụt lề của văn bản sau dấu đầu dòng trong hộp văn bản: ALT + Shift + Phím mũi tên phải / trái
  • Thay đổi kích thước một đối tượng và theo tỷ lệ:

    • Giữ phím Shift trong khi bạn thay đổi kích thước đối tượng bằng con trỏ / chuột
  • Micro-nudges (ảnh nhỏ cho các đối tượng):

    • Chọn đối tượng và giữ phím CTRL + Lên / Xuống / Phải / Trái để di chuyển nó
  • Sao chép hình dạng hoặc đối tượng mà không cần sao copy and paste:

    • CTRL + Kéo hình bằng con trỏ / chuột
  • Chuyển đổi một số thành một siêu ký tự chú thích:

    • Nhập số lượng chú thích (ví dụ: 1, 2, 3) → Đánh dấu số → Giữ CTRL + Shift + dấu bằng (=) → Số của bạn bây giờ sẽ là siêu ký tự chú thích
  • Điều chỉnh văn bản bằng cách chuyển đổi giữa các văn bản (chữ thường, tiêu đề và in hoa tất cả):

    • Đánh dấu các từ và sử dụng phím tắt SHIFT + F3. Mỗi lần nhấn F3, văn bản được tô sáng sẽ thay đổi thành tất cả chữ thường, chữ in hoa hoặc tiêu đề trong đó chỉ chữ cái đầu tiên của từ được viết hoa.

Mẹo thiết kế PowerPoint

Cách chuyển đổi văn bản sang SmartArt

Tận dụng công cụ “Convert to SmartArt”. Chọn box văn bản có các chấm đầu dòng → Bên dưới “Home” trong Thanh Ribbon, chọn “Convert to SmartArt” → Di chuột qua các tùy chọn SmartArt khác nhau để xem các SmartArt sẽ sau khi được chuyển đổi → Chọn bất kỳ SmartArt nào bạn thích và tiếp tục chỉnh sửa

Cách thay đổi kích thước nhiều đối tượng / hình dạng cùng một lúc

Cách này dùng trong trường hợp muốn thay đổi kích thước của nhiều hình dạng / hình ảnh trong slide mà không làm rối tỷ lệ của chúng. Đầu tiên, nhóm tất cả các đối tượng lại với nhau. Để nhóm, tô sáng tất cả các đối tượng và nhấp chuột phải → Group hoặc highlight và nhấn ALT + G. Sau đó, điều chỉnh kích thước bằng chuột trong khi giữ phím SHIFT để giữ tỷ lệ. Điều này sẽ giúp thay đổi kích thước và phù hợp với nhiều đối tượng mà không làm biến dạng tỷ lệ và hình dạng ban đầu.

Cách nhận biết và kết hợp màu sắc chính xác

Công cụ Eyedropper sẽ nhanh chóng xác định màu chính xác mà bạn đang tìm để khớp và áp dụng nó cho văn bản hoặc đối tượng bạn đang cần áp dụng. Mặc dù format painter có thể hữu ích cho việc áp dụng chính xác định dạng (kích thước, màu sắc, v.v.) từ đối tượng này sang đối tượng khác, đôi khi bạn chỉ có thể tìm cách áp dụng cùng một màu. Trong những trường hợp này, công cụ Eyedropper rất hữu ích.

Chọn box văn bản muốn thay đổi → Nhấp vào Coloring format → Chọn công cụ Eyedropper → Sử dụng công cụ Eyedropper, di chuột qua màu bạn muốn copy → Khi nhận dạng màu xuất hiện, nhấp vào màu bạn muốn.

Cách tận dụng Arrows với Elbow Connectors

Trong trường hợp bạn muốn vẽ mũi tên từ hình này sang hình khác, nhưng mũi tên bị vẹo và trông không chuyên nghiệp, hãy sử dụng các mũi tên có đầu nối (góc 90 độ). Chúng tự động nối với trung tâm của đối tượng và có thể được định dạng theo các màu sắc và kích cỡ khác nhau. Chức năng này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn xây dựng một biểu đồ tổ chức.

Đi đến Insert Ribbon → Chèn hình → Trong danh mục Lines, chọn các mũi tên có đầu nối → Sau khi chọn, sử dụng mũi tên để nối giữa tâm một hình với tâm một hình khác → Lặp lại cho đến khi hoàn thành.

Điều chỉnh văn bản thành hình dạng

Khi muốn nhập nhãn văn bản thành một hình dạng, nhưng văn bản không vừa và chia thành hai dòng, có hai cách để xử lý:

  • Cách 1: Nhấp chuột phải vào hình dạng → Định dạng Format the shape → Thay đổi lề văn bản thành 0 từ bên trái và 0 từ bên phải. Chín trong số mười lần, điều này sẽ giải quyết vấn đề của bạn.
  • Cách 2: Chèn một box văn bản trên hình ban đầu (box văn bản nên sử dụng nền trong suốt) và nhập thủ công văn bản vào box.

Cách xóa nền ảnh

Khi bạn sử dụng một hình ảnh từ trang web trong slide và muốn thay đổi màu sắc hình ảnh nền nhưng có thể hiểu được cách thực hiện nó. Đầu tiên, bạn phải loại bỏ màu nền ban đầu của hình ảnh. Nhấp vào hình ảnh muốn thay đổi → Chọn tab Format trong Ribbon → Nhấp vào Xóa Remove Background → Sửa những chỗ chưa được xóa hết → Nhấp vào bên ngoài hình ảnh khi đã sửa xong. Tiếp theo, bạn sẽ cần thêm màu nền mới cho hình ảnh. Việc này sẽ đòi hỏi bạn phải làm thật cẩn thận và chính xác.

(Chú ý: Kỹ thuật này hiệu quả nhất khi được sử dụng trên hình ảnh có độ tương phản cao.)

Cách chuyển đổi bảng thành box văn bản

Khi muốn chuyển đổi dữ liệu thành định dạng khác nhau trên một slide khác, bạn cần chia bảng thành nhiều box văn bản và đối tượng để tránh việc khi gõ lại dữ liệu và giúp thao tác dễ dàng hơn.

Sao chép toàn bộ bảng → Paste special (dán dưới dạng siêu dữ liệu được tăng cường hình ảnh) → Ghép lại nó → Trả lời Yes với hộp thoại → Ghép lại lần nữa → Trả lời Yes một lần nữa. Bây giờ bảng của bạn đã được chia thành các box văn bản và hình dạng khác và bạn có thể sao chép và dán dữ liệu bạn cần vào một slide khác và định dạng lại theo ý muốn.

Các tính năng khác của PowerPoint và cách thực hiện

Tạo các template tùy chỉnh bằng Slide Master (nằm ở dưới tab View trong Thanh Ribbon). Slide Master cho phép bạn sửa đổi nhanh chóng các thiết kế slide, thậm chí bạn có thể tùy chỉnh lại được slide chủ (điều này sẽ ảnh hưởng đến tất cả các slide khác) hoặc bạn có thể sửa đổi bố cục các slide riêng lẻ (điều này sẽ thay đổi bất kỳ slide nào sử dụng các bố cục đó).

Dựa vào thị lực của bạn khi di chuyển các vật thể xung quanh với chế độ xem Hướng dẫn hoặc Đường lưới. Trước tiên, bạn nên điều chỉnh lại cài đặt để sử dụng chức năng của Snap-to-Grid. Tại đây, nhấn vào: tab View → Nhấp vào Grid Settings bên cạnh chữ Show → Cho phép đối tượng Snap vào grid. Nếu bạn muốn xem hướng dẫn hoặc đường lưới thực tế, bạn có thể chỉnh sửa bật tắt các tùy chọn này dưới phần tab View trong Ribbon. Hãy lưu ý rằng bạn vẫn có thể di chuyển các hướng dẫn này xung quanh, trong khi đường lưới đã được thiết lập.

Liên kết biểu đồ từ Excel với PowerPoint để cập nhật tự động

Mở file Excel và sao chép biểu đồ → Chuyển sang PowerPoint → Trong tab Home trong Ribbon, nhấp vào Paste → Chọn Paste Special → Chọn Paste Link và Microsoft Excel Chart Object → Bây giờ mỗi khi cập nhật các số trong Excel, biểu đồ trong PowerPoint sẽ cập nhật tự động. Tính năng này hoạt động tốt nhất khi cả hai chương trình được mở song song.

Nếu bạn đóng file Excel và sau đó cập nhật các số liệu trong bảng, hãy nhớ quay lại biểu đồ PowerPoint, nhấp chuột phải vào biểu đồ và chọn Update link để đảm bảo dữ liệu được làm mới.

Với các slide nhiều dữ liệu, hãy highlight các thông tin chính ở phía dưới dưới dạng một box hình chữ nhật (như hình dưới).

Thêm các biểu đồ để giúp định hướng thông tin cho người xem

Mẫu slide và Đồ họa phổ biến

Chúng ta thường có xu hướng tạo ra các slide mới về mặt nội dung để truyền đạt các thông tin giống nhau. Nên nhớ, hãy sử dụng lại cấu trúc slide ngay cả khi nội dung đã được làm mới. Để giải quyết việc này, nhiều công ty sử dụng các thành phần slide sau:

Tiến độ dự án: Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt mẫu

Cơ cấu tổ chức: Sơ đồ tổ chức

Sơ đồ tổ chức mẫu

Quy trình: Mũi tên chỉ dẫn

Sơ đồ quy trình mẫu

Thể hiện mức độ của 1 sản phẩm: Harvey Balls

Mẫu Harvey Balls

Kết luận

Giống như hầu hết các kỹ năng cá nhân, việc thực hành thường xuyên, có sự nhất quán và chú ý nhất định sẽ giúp chúng ta đạt được những điều mình mong muốn. Một khi bạn đã quen thuộc với bộ ứng dụng như công cụ kể chuyện này, bạn sẽ thấy thoải mái với nó hơn và thực sự bắt đầu thích thú việc thiết kế bài thuyết trình PowerPoint khi đã làm chủ được nó.

- Advertisment -

Most Popular

Yếu tố HTML5 nào quan trọng đối với SEO?

HTML5, phiên bản HLTM mới nhất, đã được sử dụng rộng rãi trong vài năm gần đây (mặc dù đây là lần nâng cấp...

5 cách đơn giản để tăng facebook like tự nhiên

Với 2,38 tỷ người dùng thì Facebook vẫn được xem là mạng xã hội quan trọng nhất đối với nhiều nhà tiếp thị và...

So sánh ưu nhược điểm của 2 phần mềm dựng video Camtasia và Premiere

Bạn phân vân không biết nên chọn phần mềm dựng video nào phù hợp giữa Adobe Premiere và Camtasia Studio? Vì đây là 2 phần mềm giúp tạo dựng...

Hướng dẫn thời gian để đăng tin lên Facebook hiệu quả

Tìm thời điểm tốt nhất để đăng lên Facebook có thể góp phần lớn làm doanh nghiệp của bạn nổi bật và tiếp cận...